La sfârșitul lui 2017, după o analiză minuțioasă a anului, am ajuns la concluzia că trebuie să fie o cale mai simplă prin care pot ajunge la același rezultat sau chiar la unul mai bun. 2017 a fost un an destul de obositor profesional, așa că pentru 2018 mi-am propus să simplific.

Îți voi povesti exact cum am făcut asta, dar și care sunt concluziile și provocările rămase pentru anul următor.

AM MICȘORAT NUMĂRUL DE NUNȚI PE CARE LE ORGANIZEZ

Primul pas pentru simplificare pe care l-am luat a fost să îmi micșorez numărul de nunți. De la zece, care au fost, de fapt, în anii precedenți 12 sau chiar mai multe, la opt. Am închis agenda foarte devreme – în februarie am luat ultimele nunți pe anul în curs și m-am străduit să mă focusez doar pe ele.

Business-ul meu a avut o creștere constantă în cei zece ani, dar nu a fost o explozie.  așa că am știut destul de natural care este pentru mine limita rezonabilă de evenimente de care mă pot ocupa. Nu am avut niciodată ocazia să organizez mai mult de 12 nunți pentru un an. Cel mai mult am avut cam 15 evenimente suprapuse și mi s-a părut greu, obositor și fără prea mare satisfacție.

În 2018 am adăugat un serviciu premium ofertei mele, care chiar este mega-super-premium și este destinat exclusiv unui client pe an. Pentru a crea resursele acestui pachet exclusivist, am optat să reduc numărul maxim de nunți încă și mai mult. Nu a fost o opțiune pentru 2018 să iau pe altcineva permanent în echipă, așa că am urmat soluția cea mai simplă, care a funcționat extrem de bine.

AM REFUZAT NUNȚILE DIN 2020

Al doilea pas a fost să refuz din start cererile pentru nunțile care ar urma să aibă loc peste doi ani.

Prima cerere pentru 2020 am primit-o undeva în martie 2018. Apoi încă una în mai și încă una prin septembrie. Mi-am dat seama că nu mă pot concentra suficient și că nu am resursele necesare pentru a gestiona corect un proiect care se întinde pe mai mult de 14 luni. Din punct de vedere financiar, mi se pare și mai complicat, pentru că un preț corect pentru servicii oferite timp de doi ani ar însemna aproape dublul costului actual.

Evident, e mai greu de susținut un cost de acest fel decât faptul că nu ofer servicii pentru o perioadă mai mare de 14 luni. Așa că am ales și aici calea mai simplă. Găsești o scurtă explicație inclusiv în secțiunea FAQ, pe pagina de Contact.

AM CĂUTAT UN TOOL CARE SĂ MĂ AJUTE

Mi-am dorit să simplific nu doar pentru buna mea stare psihică, dar și pentru un flux mai bun de comunicare cu clienții și pentru o experiență mai plăcută în organizare. Așa că am căutat încă din 2017 un tool de management care să simplifice pentru mine o parte din task-uri și să-mi lase timp să fiu pro-activă. Am descoperit, după multe teste pe diverse programe și tool-uri de project management, Aisle Planner.

Aisle Planner este o aplicație extrem de complexă de management de evenimente, creată de o echipă de wedding plannneri pentru wedding planneri din toată lumea. Este o aplicație minunată pentru cei care abia se apucă de nunți, pentru că îți oferă un know-how puternic, și te poți descurca rezonabil chiar dacă nu ai organizat nicio nuntă până acum. Mi se mai pare super utilă dacă ai peste 10 nunți sau o echipă considerabilă, indiferent că ești florist, fotograf, planner, designer sau chiar restaurant.

ȘI APOI M-AM ÎNTORS LA CEVA MAI SIMPLU

Am lucrat în Aisle Planner cu aproape toate nunțile preluate din 2017. Am observat mici îmbunătățiri în fluxul de comunicare și unele progrese în partea de consultanță. Dar mi s-a părut că au ținut mai mult de receptivitatea clientului de a se ajuta de platformă decât de efortul meu sau de toolurile minunate gândite în AP.

Așa că, la finalul ultimei nunți pe care am ținut-o în Aisle Planner pe 2018, am decis să nu mai continui organizarea cu el pentru nunțile viitoare. Cel puțin pentru următorul sezon. Am simplificat și m-am întors la Google Docs și Spreadsheets, acolo unde deja m-am obișnuit să țin fluxul de taskuri, events, bugete și tot ce mai e necesar pentru nunțile și proiectele pe care le organizez. Este o modalitate simplă și cu receptivitate foarte mare a clientului.

Deși nu este deloc fancy, spre deosebire de un tool profesional de management, momentan este soluția mea la liste și discuții lungi, uneori greu de măcinat în acțiuni viitoare.

AM REUȘIT SĂ NU MAI LUCREZ SEARA *** BIGGEST WIN of 2018 ***

Un alt lucru pe care l-am aplicat cu succes și în premieră a fost să nu mai lucrez seara. The holy grail  al oricărui mic antreprenor în zilele noastre. Asta a însemnat să-mi organizez ziua de lucru în așa fel încât să nu mai ajung cu task-uri „urgente” la finalul zilei.

Mi-am petrecut destul de mulți ani lucrând mult, mult peste programul normal de lucru. Asta a dus inevitabil la un sentiment de frustrare și la resentimente față de mine, în primul rând, dar uneori chiar și față de proprii mei clienți. Îmi trebuie ceva curaj să recunosc că, totuși, eșecul de a planifica mai bine munca (lucru care nu are neapărat legătură cu organizarea sau cu succesul nunții, ci doar cu partea mea de bucătărie internă) îmi aparține în totalitate.

O mare parte din munca unui wedding planner devine, la un moment dat, să stingă focuri în stânga și în dreapta. Primele două-trei luni de contract sunt destul de simple, ca într-o lună de miere, să zicem. După care, pentru că unii clienți chiar nu au timp să decidă lucrurile conform calendarului, pentru că alții au mai multă nevoie de consiliere decât primii sau pur și simplu pentru că timpul de organizare diferă de la un client la altul, încep să apară „urgențele”.

În limbajul time-management-ului, urgențele sunt task-urile cele mai ne-productive, pentru că nu ajută „proiectul” să meargă mai departe, uneori nici nu sunt legate de un task specific și întrerup complet fluxul de lucru pe care îl aveai pregătit. Așa că o mare parte a succesului, în orice zi normală de lucru, este să previi urgențele sau chiar să le eviți complet.

2018 a fost anul în care mi-am petrecut cele mai multe seri și nopți fără să lucrez. Asta mi-a permis să fiu mai prezentă în ziua de lucru și să preîntâmpin o mulțime de situații care ar fi putut să o ia la vale. Mi-am creat mai mult timp pentru socializare și networking. Și mai mult timp pentru familie, lucru pe care orice om și-l dorește, în mod firesc.

MI-AM REORGANIZAT CALENDARUL DE LUCRU ȘI SISTEMUL DE PLANIFICARE

Până anul acesta, recunosc, cu uimire față de propria ignoranță, că nu am reușit să îmi simplific prea mult ziua de lucru. De obicei, îmi făceam lista de taskuri fie la sfârșitul zilei anterioare, fie dimineață, mă uitam pe to-dos restante și prioritizam în funcție de de complexitate sau de urgență. Dacă apărea o întâlnire potențială, îi alocam timpul meu indiferent de zi și indiferent de scopul întâlnirii (client, colaborator sau potențial client).

Undeva prin martie, însă, am început să lucrez în batch-uri și să-mi reorganizez programul cu ceva mai multă intenție. Am creat pentru cele câteva săptămâni rămase până la prima nuntă a sezonului (care a avut loc în aprilie), un calendar cu task-urile împărțite pe zile. Zile pentru întâlniri, zile pentru emailuri și telefoane, zile pentru research etc. Rezultatul a fost uimitor.

În plin sezon a trebuit să modific și să adaptez destul de mult fluxul de lucru, iar pentru 2019 mi-am propus să creez pentru fiecare trimestru (respectiv pentru fiecare etapă mare de planificare a nunților clienților mei) un flux cât mai predictibil de lucru. Asta înseamnă inclusiv crearea unei multitudini de template-uri, pe care le adaptez pentru fiecare client.

WORK IN PROGRESS

Sunt și lucruri pe care nu am reușit să le simplific sau pe care nu m-am concentrat anul acesta foarte mult.

Unul dintre ele se referă la intenția de a delega și la nevoia de a fi ajutat. Pe care nu reușesc să o recunosc tot timpul și pe care o ascund cu încăpățânare, în cele mai dese cazuri. Îmi doresc să învăț să cer ajutor mai des. Și să îl ofer pe al meu, atunci când pot.

Un alt lucru din categoria not there yet este legat de relația mea cu facebook și instagram. Anul acesta, de dragul simplificării, am încercat să ignor pe cât posibil partea de social media. Destul de ciudat, mie like-urile, comentariile și inimioarele îmi creează o stare de anxietate, nu senzația de confort pe care o simte omul, cu infuzia discretă de dopamină. Nu am observat o scădere în numărul de cereri, clienții au fost dintre cei mai drăguți și mai buni pe care i-am avut până acum și, în general, de câte ori am avut ceva de publicat, am văzut că reach-ul  nu a suferit prea mult din cauza absenței prelungite. Deși rezultatul a fost unul bun, promovarea este un joc pe termen lung. Încă încerc să găsesc soluția potrivită pentru mine.

PENTRU 2019

Dacă ai ajuns până aici, în primul rând îți mulțumesc pentru interes și răbdare!

Pentru 2019 mi-am propus să îmbunătățesc lucrurile care au mers bine anul acesta și să creez un echilibru între munca de planificare/organizare și cea de business propriu-zis.

Tot pentru anul care stă să înceapă, îmi doresc să acționez cu mai mult curaj. Nu genul de curaj care ne ridică adrenalina la cote alarmante. Un curaj asumat, de a încerca și de a explora lucruri noi, în domeniul nunților.  Play safe is my middle name, și deși asta m-a ajutat destul de mult până acum, deja situația de a fi confortabil tot timpul devine, paradoxal, incomodă. Cu cât amâni mai mult un lucru, cu atât frica parcă se face mai mare și mai mare.

Așadar, 2019 va fi despre asumare și curaj. Despre a face lucruri importante și nemaifăcute. Și despre a le împărtăși cu cei care-și asumă, la rândul lor, să facă lucruri deosebite în industria nunților.

***

În 2018, la zece ani de la prima nuntă organizată, am învătat cu adevărat și pe deplin să iubesc acest business așa cum este azi. Nu așa cum îmi închipuiam eu că trebuie să fie acum mulți ani, ci așa cum s-a transformat pe parcurs și cum am reușit să îl înfățișez în fața lumii.

M-am reconectat la o motivație de bază: respectă-ți promisiunile și fă-ți clienții fericiți. Am învățat să las la o parte lucrurile ne-productive și unii dintre marii producători de stres și să mă concentrez  pe cele care merg bine.

Este un articol poate atipic pentru un blog de organizator de nunți, dar sunt niște lucruri eficiente și sincere pe care am vrut să le împărtășesc atât cu clienții și viitori clienți, cât și cu cititorii care stau de aceeași parte a baricadei, colegi de breaslă și antreprenori în industria nunților.

Vă urez tuturor un an nou răbdător cu planurile voastre și deosebit de fructuos în a le confirma!